Solución de digitalización certificada para todos
los perfiles de empresas y profesionales
INTRODUCCIÓN
Legal Snap Scan integra las prestaciones necesarias para realizar la digitalización certificada de facturas y también de otros documentos que no requieren la aplicación de los mismos criterios de clasificación.
Adicionalmente permite realizar los procesos de edición, firma y envío de factura telemática en los formatos XML estándar para e.factura.
1. Operaciones básicas de digitalización certificada de facturas
Digitalización y archivo factura 1 página
La animación muestra el proceso fundamental de Legal Snap Scan desde el punto de vista del usuario, es decir, la digitalización y archivo de una factura formada por una página. En este caso el proceso se realiza contando con la intervención del asistente OCR.
Archivo factura 2 páginas
Esta animación muestra el proceso de digitalización y categorización de un documento de factura formado por dos páginas, la diferencia con respecto al proceso realizado con un documento formado por una página reside en la acción de Agrupar que permite indicar a Legal Snap Scan las imágenes que forman el documento.
Digitalización y archivo en base a origen de datos
Para aquellas empresas y entidades que desean digitalizar de forma certificada las facturas recibidas en el pasado, Legal Snap Scan ofrece una funcionalidad específica para recuperar los datos del registro de facturas desde otra aplicación para facilitar su vinculación a las imágenes obtenidas.
Puede obtener más información sobre este proceso en la Guía de Usuario, aquí puede visualizar tanto el proceso de importación de un fichero con la información de las facturas para crear el origen de datos como el proceso de vincular las imágenes obtenidas a la información importada.
Consulta histórico
Todas las facturas digitalizadas y categorizadas pueden ser consultadas en el apartado Histórico. Las facturas pueden ser consultadas en modo lista o navegando por las imágenes digitalizadas. Se ofrecen opciones de búsqueda por entidad, intervalos de fechas e importes.
Verificar firma
La base de la digitalización certificada reside en la capacidad de generar firma electrónica de cada factura. En el caso de Legal Snap Scan, cada firma electrónica integra la verificación de vigencia del certificado empleado y sello de tiempo emitido por ANF Autoridad de Certificación. Esta solución de firma permite que ésta pueda ser verificada y validada a lo largo de toda la vida útil del documento.
La animación muestra el proceso de seleccionar un documento en el apartado Histórico y, posteriormente, visualizar tanto el detalle de la firma electrónica vinculada como el informe de verificación de la misma.
Origen de datos con proceso OCR
Legal Snap Scan ofrece una solución rápida y cómoda para digitalizar de forma certificada las facturas recibidas en el pasado y encontrar coincidencias con las facturas digitalizadas de forma automática.
Este proceso recupera los datos del registro de facturas desde otra aplicación y busca las coincidencias con las imágenes digitalizadas a partir de un proceso OCR.
2. Operaciones básicas de digitalización certificada de otros documento
Digitalización y archivo de documentos
Legal Snap Scan permite aplicar el proceso de digitalización certificada a cualquier documento, por ejemplo, para procesos de compulsa electrónica en relaciones con la Administración Pública o la firma de un contrato recibido en soporte impreso.
La animación muestra el proceso de digitalización, categorización y firma de un documento desde el apartado del mismo nombre.
Búsqueda y localización de documentos certificados
El apartado de Documentos ofrece su propio cuadro de diálogo para la localización de documentos, a diferencia de las facturas cuya clasificación viene determinada por la normativa de digitalización certificada, en el caso de los documentos los criterios de categorización y, por extensión, de búsqueda, son definidos por cada empresa en base a su necesidades de archivo.
Definición de vínculos entre documentos
Legal Snap Scan ofrece una solución específica de agrupación de documentos en base a criterios específicos de la empresa, por ejemplo, esta solución permite vincular un contrato, unos albaranes de entrega y una factura estableciendo vínculos entre los diferentes documentos, de este modo, se facilita la localización futura de documentos en base a su relación con otro documento.
Firma de documentos
Legal Span Scan permite firmar electrónicamente todos los documentos digitalizados.
La animación muestra el proceso de categorización y firma del documento y, posteriormente, visualizar tanto el detalle de la firma electrónica vinculada como el informe de verificación de la misma.
Firma de documentos externos
Legal Span Scan ofrece la posibilidad de firmar electrónicamente cualquier documento que sea importante para la empresa. Desde ficheros comprimidos, documentos de texto, hojas de calculo.
La animación muestra el proceso de firmar electrónicamente un fichero comprimido.
3. Emisión de factura telemática con Legal Snap Scan
Edición, firma y envío de factura telemática
Legal Snap Scan ofrece una solución específica de agrupación de documentos en base a criterios específicos de la empresa, por ejemplo, esta solución permite vincular un contrato, unos albaranes de entrega y una factura estableciendo vínculos entre los diferentes documentos, de este modo, se facilita la localización futura de documentos en base a su relación con otro documento.
Esta animación muestra todo el proceso paso a paso desde la edición del contenido hasta su envío y registro en la relación de facturas emitidas
Importación de facturas en XML para emisión de e.factura
Aquellas empresas que dispongan de una solución de gestión con capacidad de preparar los documentos de factura en XML estándar pueden emplear Legal Snap Scan como solución para emitir sus facturas generando la firma electrónica de cada documento XML e integrando en ésta los elementos que requiere la entidad receptora para poder verificar la firma a lo largo de toda su vida útil sin necesidad de asumir costes.
Esta animación muestra el proceso de selección de la carpeta en la que se encuentran los ficheros XML, la lista de confirmación o supresión de documentos seleccionados y el proceso automatizado de envío.
Consulta de facturas emitidas
Todas las facturas emitidas desde Legal Snap Scan quedan registradas en el apartado e.Factura, en el que se encuentra disponible el asistente de búsqueda en base a los criterios principales de las facturas. Una vez localizada una factura, el usuario puede visualizar el contenido completo de la factura y la firma electrónica vinculada, generada por Legal Snap Scan en el momento de la emisión.
4. Configuración y mantenimiento de Legal Snap Scan
Inicio programa y validación usuarios
Legal Snap Scan admite la gestión de múltiples usuarios, diferenciando entre los usuarios que acceden con certificado de los que acceden mediante datos de usuario y password. En el segundo caso los procesos admitidos se refieren a la consulta de los documentos.
Alta licencia y entidad
Legal Snap Scan admite el alta de diversas empresas vinculadas a la licencia adquirida. La animación muestra el proceso de activación de la licencia y la definición de una primera entidad.
Debe tenerse en cuenta que las entidades vinculadas a la licencia son aquellas para las que se permite la digitalización de facturas recibidas y la emisión de factura telemática en el apartado e.factura.
Alta otras entidades
La presente animación muestra el proceso de alta de nuevas entidades vinculadas a la licencia adquirida. Cada modalidad de licencia admite un determinado número de NIF’s.
Activación Scanner
Antes de iniciar la digitalización de facturas recibidas, debe realizarse el proceso de identificación y securización del scanner homologado que se empleará para digitalizar las facturas. El proceso implica indicar a Legal Snap Scan el scanner, digitalizar un documento y generar el acta en la que el usuario autorizado confirma que el sistema muestra una imagen fiel del documento digitalizado empleando el dispositivo.
Solicitar cierre periodo fiscal
La normativa sobre digitalización certificada define la obligación de realizar los cierres de los periodos fiscales mediante la firma de la base de datos relativa a cada periodo. Legal Snap Scan ofrece una función específica para definir el periodo fiscal a cerrar y generar la firma de la relación de documentos incluidos en el mismo.
Exportar datos
Legal Snap Scan permite definir la exportación de registros para que ésta se realice de forma automática a medida que se realizan nuevas digitalizaciones. La exportación también puede ser realizada puntualmente aplicando los criterios que el usuario desee. La exportación de datos puede resultar útil cuando se desea realizar los procesos de consulta e integración de documentos en una aplicación de gestión documental externa.
Grabar CD con selección de facturas
Legal Snap Scan incluye la funcionalidad necesaria para facilitar la grabación de un CD con la selección de documentos que el usuario desee definir. La animación muestra el proceso de definición de la selección de facturas a incluir y el inicio del proceso de grabación.
Solicitar activación de entorno de inspección
Legal Snap Scan ofrece soporte a los procesos de inspección permitiendo generar las vistas de acceso a los documentos del periodo fiscal requerido. La animación muestra el proceso de definición del documento dinámico de inspección que permite la localización de los documentos mediante criterios de búsqueda y el acceso a las facturas referidas.
